Faq europese norm

WAT U MOET WETEN OVER DE EUROPESE EN NEDERLANDSE FM NORMEN!!

In 1996 is de Nederlandse Normcommissie Facilitaire Voorzieningen opgericht. Deze commissie had tot doel de realisatie van een Nederlandse norm voor benchmarking in facility management. In 2001 werden de NEN 2748 en de NPR 2744 gepresenteerd. Remko Oosterwijk, partner van Fier.fm was vanaf het begin betrokken bij de tot stand koming in zijn rol als voorzitter van deze normcommissie. Enkele jaren later werden de NEN 2745 (voor de gezondheidszorg) en de NTA 8101 (normtechnische afspraak voor het onderwijs) gepubliceerd, beiden gestoeld op de eerder genoemde NEN 2748.

Normen (nationaal, Europees en ISO) hebben een geldigheidsduur van 5 jaar. In 2006 werd de NEN 2748 voor het eerst herzien en op een aantal kleine punten gewijzigd. Dit jaar is besloten de norm niet aan te passen in afwachting van de nieuwe Europese norm.

In 2002 nam Remko Oosterwijk het initiatief voor een onderzoek naar de haalbaarheid van een Europese norm voor benchmarking in FM gestoeld op de Nederlandse norm. Bij een presentatie in Madrid op het EFMC (Europees FM Congres) bleken 14 landen geïnteresseerd en bezochten later dat jaar een voorbereidende vergadering in Amsterdam voor dit initiatief. Remko Oosterwijk werd unaniem gekozen tot voorzitter van de op te richten CEN/TC (CEN= ComitéEuropéen de Normalisation,een koepel van nationale normcommissies waarbij inmiddels 28 landen zijn aangesloten, TC: Technical Committee)).

De Route.

De afgelopen 10 jaar is er door de CEN/TC en de door haar ingestelde werkgroepen (7) hard gewerkt ondanks de tegenvaller dat in de eerste vergadering werd besloten vooralsnog geen norm voor benchmarking te ontwikkelen maar eerst een gezamenlijke visie op het vakgebied te formuleren en een definitie voor FM vast te stellen (EN 1522-1).

Tegelijkertijd werd gewerkt aan de EN 15221-2, een leidraad om facilitaire contracten zowel intern als extern op te stellen. Een leidraad die wat ondergesneeuwd lijkt, terwijl deze voor met name de contractmanagers, inkopers en adviseurs enorme kansen biedt aanbestedingen simpeler te maken en dus efficiënter en effectiever.

Het proces voor de realisatie van een Europese norm is complex. Niet alleen in het kader van de onderlinge afstemming (consensus is hier een sleutelwoord) maar ook vanwege de rigide (tijd)regels die in Brussel door het CEN zijn opgesteld. Vanaf het initiatief tot publicatie wordt gerekend met een tijdpad van 4 jaar. Dit wetende begrijpt U dat met het publiceren van de 7 normen in 2012 de CEN/TC een wereldrecord heeftgebroken.

In 2007 werd besloten te gaan werken aan de benchmark norm. Vier projecten werden gelijktijdig opgestart, namelijk: de realisatie van afspraken over: kwaliteit in FM, processen in FM, het meten in FM en het begrippenkader (Taxonomy) waarin het benchmarken beschreven zou worden. In oktober 2011 konden de volgende normen worden gepubliceerd:

EN15221-3 Facility Management - Part 3: Guidance on quality in Facility Management

EN15221-4 Facility Management - Part 4: Taxonomy, Classification and Structures in Facility Management

EN15221-5 Facility Management - Part 5: Guidance on Facility Management processen

EN15221-6 Facility Management - Part 6: Area and Space Measurement in Facility Management

Wel werd gedurende het proces van vaststelling (2010) besloten het deel in de vierde norm dat handelde over benchmarking er uit te halen en een nieuwe werkgroep op te richten die zich bezig ging houden met het schrijven van een benchmark norm. Deze werkgroep kreeg 1 jaar de tijd dit proces af te ronden. In december van 2011 werd in Praag het concept van de Europese norm voor benchmarking vastgesteld. Naar verwachting zal deze in het derde kwartaal van 2012 worden gepubliceerd.

Veel gestelde vragen

Om u inzicht te geven van de consequenties en antwoord te geven op veel gestelde vragen hebben wij dit document opgesteld.

Het vakgebied heeft behoefte aan afspraken zeker waar het gaat om identieke belangen. Afspraken in Nederland en Europa bevorderen het inzicht in FM, zijn effectief en efficiënt (het wagenwiel 1 keer uitvinden) en stimuleren de onderlinge communicatie en verstandhouding.

Blijven de afspraken beperkt tot Nederland dan spreken wij van NEN normen. Worden deze in Europa (binnen CEN verband) gemaakt dat worden dit NEN-EN normen. Tot slot kan het zijn dat er een wereldwijde afspraak wordt gemaakt, dan noemen wij dit een ISO norm.

Normen komen tot stand op initiatief van de markt, in dit geval de FM markt. De vraag/opdracht wordt neergelegd bij het Nederlands Normalisatie Instituut (NEN te Delft) die:

·de belanghebbenden vraagt voor de financiering te zorgen op basis van een door hem opgestelde begroting (de kosten voor norm ontwikkeling kunnen oplopen tot tienduizenden euro’s per norm).

·De belanghebbenden vraagt om zitting te nemen in een zogenaamde normcommissie. Deze kiest uit haar midden een voorzitter. Het NEN levert een secretaris. In een tijdbestek van drie jaar (Nederland) of vier jaar (Europees) dient dan een norm te worden opgeleverd en gepubliceerd.

·Tijdens de periode van ontwikkeling krijgt een ieder de gelegenheid in te spreken op de concepten zodat de acceptatie door een breed publiek (meestal vakbroeders en zusters) plaatsvindt.

·Betreft het een Europees initiatief dan krijgt het land dat het initieert meestal de vraag of zij het secretariaat (en voorzitterschap) willen verzorgen. Voor Nederland geldt dan dat NEN het secretariaat voert.

·De Nederlandse normcommissie fungeert dan als schaduwcommissie voor initiatieven in Europees en/of op internationaal niveau.Het voert hier te ver om op het feitelijke proces in te gaan. Heeft u interesse voor deelname aan één of meer commissies, informeer dan bij het NEN te Delft of neem contact op met Remko Oosterwijk.

In de CEN/TC heeft elk land een officiële vertegenwoordiger. Per land wordt afhankelijk van de groote een aantal stemmen toegekend. Leo van de Pieterman van Sodexo is "onze man” in Brussel.

Besluit de TC tot instelling van werkgroepen (tot nu toe 7) dan mag elk land ook daar één of meer experts naar afvaardigen. Nederland is in alle werkgroepen uitstekend vertegenwoordigd geweest. Daarnaast heeft Nederland een mediator (Werner Toele van de gemeente Amsterdam) geleverd om de afgelopen twee jaar de communicatie tussen de vier werkgroepen te verbeteren.

En uiteraard hebben wij de voorzitter en de secretaris van de CEN/TC geleverd.

Normen zijn afspraken binnen en voor een marktsegment. De meeste normen hebben geen wettelijk kader. De u bekende NEN normen 2748 e.a. hebben dan ook geen verplichtend karakter. Van de markt mag wel verwacht worden dat zijn deze normen gaan gebruiken.

De normen zijn verkrijgbaar bij het NEN te Delft. De prijs is per norm verschillend. Voor meer informatiewww.nen.nl

Er is nog geen informatie in welke vorm de 7 Europese normen beschikbaar worden gesteld (los of alspakket).

Deze vraag dient op twee manieren beantwoord te worden.

1. Er is geen norm.

2. Er is een bestaande norm.

In beide gevallen geldt dat een norm die in een hoger gremium is geaccepteerd, aanvaard en gepubliceerd moet worden in alle landen die betrokken zijn (CEN of ISO). Is er een bestaande norm, dan wordt deze in principe overschreven door de EN of ISO norm. Immers, conflicterende afspraken zijn niet wenselijk en mogelijk. Blijkt een hogere norm slechts gedeeltelijk te conflicteren met een nationale norm, dan zal de nationale normcommissie veelal besluiten haar eigen norm(en) gedeeltelijk in te trekken. Dus alleen voor dat delen of die delen die echt in conflict zijn.

Hierover zal de Normcommissie Facilitaire Voorzieningen (NEN 2748) zich in het komende jaar moeten buigen. Naar het zich laat aanzien zullen de bestaande Nederlandse FM normen vooraleerst gedeeltelijk worden ingetrokken/gewijzigd. De structuur/indeling van de Nederlandse normen is anders dan die van het Europese concept. Wat echter in het Europese concept ontbreekt, is de praktische invulling van benchmarking (vrij vertaald,een praktijkrichtlijn conform de NPR 2744).

Hieraan zal de komende twee jaar in een speciale werkgroep onder leiding van Remko Oosterwijk worden gewerkt. Hiervoor heeft Fier.fm een stagiair van de Haagse Hogeschool aangetrokken die voor 1 juli 2012 een startnotitie (in feite de opdracht aan de groep) moet opstellen op basis waarvan gewerkt moet worden. Feit is dat slechts weinig deelnemende landen ervaring hebben met benchmarking. Degenen die wel ervaring hebben, zullen de overeenkomsten en verschillen in de huidige uitgevoerde benchmarks moeten inventariseren en moeten vastleggen in een zogenaamde TS (Technical Specification).

Naar verwachting zal de CEN/TC zich hier dan eind 2013 over kunnen buigen.

In het aanvullende project onder 6. zal ervaring worden opgedaan met benchmarking op basis van de voorliggende Europese normen. Fier.fm zal tijdens het project benchmarks blijven uitvoeren op basis van de geldende NEN normen voor benchmarking. Mogelijk dat in 2013 de structuur aangepast is aan de Europese regels. Inmiddels wordt achter de schermen hard gewerkt aan de vertaalslag van de EN structuur naar de NENstructuur.

Wij adviseren u nog geen stappen te ondernemen in de vertaling in uw administratie. Wij zullen u tijdig informeren wanneer dat wel gewenst is. Overigens merken wij hier op dat veel organisaties die actief deelnemen aan benchmarks dit doen zonder de administratie "NEN proof” te hebben.

Wij denken dat de eerste benchmarks op basis van een goed werkende Europese norm eerst over het boekjaar 2013/2014 uitgevoerd kan worden. Dan kennen wij en onze collega’s in Europa alle ins- en outs. Wij zullen onze tools tijdig inrichten.

Het NEN in Delft is in eerste instantie het orgaan om de normen te publiceren en onder de aandacht tebrengen. Wij zullen in nauwe samenwerking met het NEN bekijken of er interesse is om bijeenkomsten hierover te organiseren. Ook het FMN en de NFC Index als partners spelen daarin een rol. Maar uiteraard zullen wij in onze netwerkbijeenkomsten, benchmark bijeenkomsten aandacht schenken aan de normen. En uiteraard in onze cursussen die wij in het kader van de onderzoeken organiseren. Bovendien kunt u de ontwikkelingen volgen op onze sites en de vakbladen.

De Europese normen zijn niet in het Nederlandse beschikbaar aangezien de middelen ontbreken om de vertaling te financieren. NEN zoekt hiervoor nog sponsoren.

Het kan geen kwaad om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen in het vakgebied, echter specifieke cursussen hebben nu nog geen zin, immers wij weten nog niet hoe de feitelijke benchmarks ingericht gaan worden. Wij zijn daarin afhankelijk van de op te stellen praktijkrichtlijn, de EN-TS.

Het British StandardizationInstitute (BSI) heeft in het voorjaar van 2011 de EN 15221-1 en -2 voorgedragenals ISO standard. Hiervoor zal door de wereldwijde instemming van dit initiatief een ISO-TC worden opgericht die zich gaat buigen over deze twee Europese normen.

Het kan dus zo maar zijn dat overeen aantal jaren het Nederlands initiatief leid tot wereldwijde afspraken.

Remko heeft aangekondigd per 1 januari 2013 na 15 jaar het voorzitterschap van de Nederlandse normcommissie over te dragen aan een ander. Na 10 jaar zal hij dan ook afscheid nemen van de CEN/TC 348. Dit betekent dat hij feitelijk per 1januari 2014 alle taken zal hebben beëindigd.

Het is belangrijk dat wij een vinger in de pap blijven houden. NEN zal in Europa het secretariaat blijven vervullen. Daarom zal gezocht moeten worden naar een nieuwe Nederlandse voorzitter. Dit proces is inmiddels gestart.

Tot slot

Heeft u meer vragen, wilt u meer informatie, laat het ons dan weten via info@fier.fm. Wilt u een actieve rol vervullen in het standaardisatiewerk, neem dan contact op met Remko Oosterwijk,remkooosterwijk@fier.fmof Wiene Fokkinga, wiene.fokkinga@nen.nl

RemkoOosterwijk.

Zutphen, 18 januari 2012. Versie 1.